Командировки в IT-компаниях Польши: основные сложности и эффективные пути их решения

Проблемы

Командировки в IT-компаниях Польши являются важной частью их деятельности. Среднестатистическая IT-компания может иметь около 20-30 командировок в месяц. В 2023 году бизнес-путешествия постепенно возвращаются к доковидным уровням, хотя и остаются несколько ниже. Большинство поездок совершается в Европу и США, тогда как меньшая часть — в Азию и другие регионы.

Командировки в IT-компаниях включают бизнес-консультации, стратегические сессии и тренинги для корпоративных клиентов. Продавцы также периодически выезжают к клиентам, и команды посещают международные выставки и конференции. Однако такие частые командировки создают ряд сложностей:

1. Разнообразие типов трудоустройства сотрудников:

• Сотрудники на трудовом договоре: Необходимо собрать все документы по командировке в одном месте и автоматически загрузить их в систему бухгалтерского учета.
• Сотрудники на договорах подряда: Чтобы признать перелет таким сотрудником командировкой, компенсируемой компанией, в договоре должны быть прописаны специальные условия.
• ИП: Важно быстро идентифицировать эти расходы, чтобы они не были отражены для целей налога на прибыль, а включены в инвойс ИП на эту сумму.
• Члены правления: С членами правления может быть заключен трудовой или иной гражданско-правовой договор, в котором указано, как и в каком размере можно возместить затраты, связанные с командировкой. В случае отсутствия такого договора, члены правления могут принять соответствующее решение (uchwała).

2. Проблемы с документами:

• Разные ресурсы для покупки билетов и бронирования жилья приводят к потере документов.
• Длительное время на поиск и согласование оплат, что неудобно при срочных поездках или переносах.
• Отсутствие единой базы данных для быстрого доступа. При необходимости проведения важной стратегической сессии для клиента компания не могла позволить себе задержек. Иногда билеты на самолеты и поезда бронировались буквально за несколько часов до отправления, и сотрудник должен был успеть на ближайший рейс. Если менеджер отдела недоступен, никто не знал, где быстро найти данные сотрудника для покупки билета.
• Проблемы с ошибками в данных и закрывающих документах приходилось решать вручную, что отнимало много времени на восстановление документов по командировкам.

3. Проблемы с обработкой возвратов:

• Клиенты сталкивались с проблемами при обработке возвратов, так как это требовало дополнительных операций, таких как возврат авансов, корректировка бухгалтерских документов и учет расходов в соответствии с корпоративными политиками.

4. Отсутствие понимания тревел-политики:

• Отсутствие понимания, к какой категории относится сотрудник, с какой целью он направлен в командировку и какие условия для него доступны согласно тревел-политике компании.

5. Длительный период получения и загрузки инвойсов:

• Длительный период получения и загрузки инвойсов в программу бухгалтерского учета, что могло повлечь за собой значительное увеличение сроков закрытия периода.

Все это впоследствии отражается на налоговой базе и прибыльности компании.

Решения

1. Использование единого ресурса для бронирования билетов и жилья:

• Рекомендуется использовать один ресурс или сервис для бронирования билетов и жилья. Это может быть корпоративное соглашение с крупным агентством, что позволяет централизовать процесс и избежать потери документов.

2. Создание централизованной базы данных сотрудников:

• Ведение единой базы данных сотрудников с указанием категории, статуса и принадлежности к определенному офису. Это облегчает процесс бронирования и учета командировок.

3. Автоматизация документооборота с помощью существующих инструментов:

• Использование существующих инструментов для автоматизации документооборота, таких как электронные таблицы и бухгалтерские программы. Например, в Польше можно использовать такие системы как Comarch ERP или SAP для интеграции и управления бухгалтерским учетом.

4. Обучение сотрудников тревел-политике компании:

• Проведение регулярных тренингов и семинаров по тревел-политике компании для всех категорий сотрудников, чтобы каждый понимал свои права и обязанности.

5. Стандартизация процессов обработки бухгалтерских операций:

• Введение стандартных процедур для обработки бухгалтерских операций в случае возврата или переноса командировки. Это включает возврат авансов, корректировку расходов и перерасчет налогов.

Итоги

Внедрение этих решений может значительно сократить время на организацию и отчетность по поездкам, оптимизировать расходы на командировки и улучшить планирование. Работа в рамках четко обоснованной тревел-политики позволяет включить в состав расходов для целей налога на прибыль больше расходов по командировкам, что сокращает налоговую нагрузку на компанию. Также удается внедрить раннее закрытие периода, что улучшает качество планирования и позволяет компаниям более четко и своевременно реагировать на изменения.

Список источников:

1. Deloitte Insights — Corporate travel study 2023
2. GBTA — Global Business Travel Forecast 2023
3. Small Biz Genius — Business Travel Statistics 2024