Podróże służbowe w firmach IT w Polsce: główne trudności i skuteczne sposoby ich rozwiązania

Problemy

Podróże służbowe w firmach IT w Polsce stanowią ważny element ich działalności. Przeciętna firma IT może odbywać około 20-30 podróży służbowych miesięcznie. W 2023 roku podróże biznesowe stopniowo wracają do poziomów sprzed pandemii, choć pozostają nieco niższe. Większość podróży odbywa się do Europy i Stanów Zjednoczonych, podczas gdy mniejsza część – do Azji i innych regionów. Te podróże obejmują konsultacje biznesowe, sesje strategiczne i szkolenia dla klientów korporacyjnych. Sprzedawcy również okresowo odwiedzają klientów, a zespoły biorą udział w międzynarodowych targach i konferencjach. Jednak tak częste podróże służbowe powodują szereg trudności:

1. Różnorodność typów zatrudnienia pracowników:

• Pracownicy na umowie o pracę: Konieczne jest zebranie wszystkich dokumentów związanych z podróżą służbową w jednym miejscu i automatyczne wprowadzenie ich do systemu księgowego.
• Pracownicy na umowach zlecenie: Aby uznać przelot takiego pracownika za podróż służbową refundowaną przez firmę, w umowie muszą być zapisane specjalne warunki.
• Osoby prowadzące działalność gospodarczą: Ważne jest szybkie zidentyfikowanie tych wydatków, aby nie były one uwzględniane dla celów podatku dochodowego, lecz włączone do faktury na tę kwotę. W tych dwóch kategoriach przy rozliczaniu podróży służbowych wystawiane są faktury bez wskazania nazwiska.
• Członkowie zarządu: Z członkami zarządu może być zawarta umowa o pracę lub inna umowa cywilnoprawna, w której określono, w jaki sposób i w jakiej wysokości można zwrócić koszty związane z podróżą służbową. W przypadku braku takiej umowy członkowie zarządu mogą podjąć odpowiednią uchwałę. Prawidłowo sporządzona uchwała pozwoli nie tylko na zwrot kosztów, ale także na otrzymanie diet, jak każdy pracownik zatrudniony na umowę o pracę.

2. Problemy z dokumentacją:

• Różne zasoby do zakupu biletów i rezerwacji noclegów prowadzą do utraty dokumentów.
• Długi czas na wyszukiwanie i uzgadnianie płatności, co jest niewygodne przy pilnych podróżach lub zmianach.
• Brak jednego zbioru danych do szybkiego dostępu. W przypadku konieczności przeprowadzenia ważnej sesji strategicznej dla klienta firma nie mogła sobie pozwolić na opóźnienia. Czasami bilety na samoloty i pociągi były rezerwowane dosłownie na kilka godzin przed odjazdem, a pracownik musiał zdążyć na najbliższy lot. Jeśli kierownik działu był niedostępny, nikt nie wiedział, gdzie szybko znaleźć dane pracownika do zakupu biletu.
• Problemy z błędami w danych i dokumentach zamykających trzeba było rozwiązywać ręcznie, co pochłaniało dużo czasu na przywracanie dokumentów.

3. Problemy z przetwarzaniem zwrotów:

• Klienci napotykali problemy przy przetwarzaniu zwrotów, ponieważ wymagało to dodatkowych operacji, takich jak zwrot zaliczek, korekta dokumentów księgowych i ujęcie wydatków zgodnie z politykami korporacyjnymi.

4. Brak zrozumienia polityki podróży służbowych:

• Brak zrozumienia, do jakiej kategorii należy pracownik, z jakim celem jest wysłany w podróż służbową i jakie warunki są dla niego dostępne zgodnie z polityką podróży służbowych firmy.

5. Długi okres otrzymywania i wprowadzania faktur:

• Długi okres otrzymywania i wprowadzania faktur do programu księgowego, co mogło powodować znaczne wydłużenie terminów zamknięcia okresu.

Wszystko to ostatecznie wpływa na bazę podatkową i rentowność firmy.

Rozwiązania

1. Korzystanie z jednego zasobu do rezerwacji biletów i noclegów:

• Zaleca się korzystanie z jednego zasobu lub serwisu do rezerwacji biletów i noclegów. Może to być umowa korporacyjna z dużą agencją, co pozwala na centralizację procesu i uniknięcie utraty dokumentów.

2. Tworzenie scentralizowanej bazy danych pracowników:

• Prowadzenie jednej bazy danych pracowników z oznaczeniem kategorii, statusu i przynależności do określonego biura. Ułatwia to proces rezerwacji i rozliczania podróży służbowych.

3. Automatyzacja obiegu dokumentów za pomocą istniejących narzędzi:

• Korzystanie z istniejących narzędzi do automatyzacji obiegu dokumentów, takich jak arkusze kalkulacyjne i programy księgowe. Na przykład w Polsce można używać systemów takich jak Comarch ERP lub SAP do integracji i zarządzania księgowością.

4. Szkolenie pracowników w zakresie polityki podróży służbowych:

• Regularne szkolenia i seminaria dotyczące polityki podróży służbowych dla wszystkich kategorii pracowników, aby każdy rozumiał swoje prawa i obowiązki.

5. Standaryzacja procesów przetwarzania operacji księgowych:

• Wprowadzenie standardowych procedur przetwarzania operacji księgowych w przypadku zwrotu lub zmiany podróży. Obejmuje to zwrot zaliczek, korektę wydatków i przeliczenie podatków.

Wyniki

Wdrożenie tych rozwiązań może znacznie skrócić czas organizacji i sprawozdawczości podróży służbowych, zoptymalizować koszty podróży służbowych i poprawić planowanie. Praca w ramach jasno określonej polityki podróży służbowych pozwala uwzględnić więcej wydatków na podróże służbowe dla celów podatku dochodowego, co zmniejsza obciążenie podatkowe firmy. Umożliwia to również wcześniejsze zamknięcie okresu, co poprawia jakość planowania i pozwala firmom szybciej i dokładniej reagować na zmiany.

Lista źródeł:

1. Deloitte Insights – Corporate travel study 2023
2. GBTA – Global Business Travel Forecast 2023
3. Small Biz Genius – Business Travel Statistics 2024