Zdalny zespół marzeń SMAR: doświadczenia i plany na przyszłość

Założycielka SMAR, Maryia Lemiaza, niedawno wzięła udział w inspirującym warsztacie zorganizowanym przez Cushman & Wakefield. Wydarzenie poświęcone nowoczesnym metodom organizacji pracy i przestrzeni biurowych naładowało uczestników nowymi pomysłami i stało się punktem wyjścia do planowania ciekawych projektów na kolejny rok, o których opowiemy na końcu artykułu.

Najpierw jednak podzielimy się najważniejszymi wnioskami z wystąpienia Maryii o tym, jak funkcjonują zespoły SMAR i jak zarządzamy procesami zdalnie w różnych krajach.

Zarządzanie zdalnym zespołem

Nasz polski zespół liczy 20 osób pracujących z różnych miast. Główne biura znajdują się w Warszawie i Gdańsku, jednak dzięki zdalnemu modelowi możemy zatrudniać specjalistów z całej Polski.

Do koordynacji pracy wykorzystujemy nowoczesne technologie:

Zintegrowany system zarządzania zadaniami i czasem pracy:

Umożliwia monitorowanie godzin pracy i analizowanie ich na poziomie projektów, co pozwala:

eliminować zbędne czynności,
identyfikować potrzeby szkoleniowe,
automatyzować procesy.
Chatbot oparty na bazie wiedzy:

Szybko odpowiada na pytania klientów, skracając czas obsługi i zwiększając zadowolenie.

Zautomatyzowany system zarządzania dokumentami:

Minimalizuje rutynowe zadania i ryzyko błędów.

Wszystkie narzędzia są zintegrowane w jednej, dostępnej dla każdego pracownika ekosystemie.

Rekrutacja pracowników

Stosujemy różnorodne strategie:

Współpraca ze szkołami księgowymi: Wielu naszych pracowników to absolwenci takich programów.
Media społecznościowe: Kandydaci często zgłaszają się do nas, zainspirowani naszymi wartościami.
Rekomendacje: Na przykład jedna z pracownic przeszła do nas po pracy u klienta, z którym dzieliła wspólne zasady. Po konsultacjach z klientem włączyliśmy ją do naszego zespołu.

Wartości firmy

Poszukujemy osób nie tylko profesjonalnych, ale także podzielających nasze wartości: odpowiedzialność, chęć rozwoju i budowanie relacji opartych na zaufaniu.

Większość zespołu to kobiety, w tym wiele mam. Tworzymy warunki, które pozwalają im łączyć karierę z życiem rodzinnym:

Praca zdalna i elastyczny grafik: Pomagają utrzymać równowagę.
Możliwości rozwoju: Wspieramy pracowników w podnoszeniu kwalifikacji.

Wyzwania i korzyści pracy zdalnej

Zdalna praca cieszy się rosnącym uznaniem, szczególnie wśród pokolenia Z. Dla młodych ludzi często jest to kluczowy czynnik przy wyborze pracodawcy. Według futurystów biorących udział w warsztacie, do 2035 roku standardowy tydzień pracy może skrócić się do trzech–czterech dni.

Obecnie zdalny model umożliwia nam zatrudnianie specjalistów z różnych regionów i elastyczne zarządzanie procesami. Nie brakuje jednak wyzwań, takich jak ograniczony kontakt osobisty między pracownikami.

Aby temu zaradzić, otworzyliśmy biuro w Warszawie, które stało się miejscem spotkań, dyskusji i wzmacniania kultury organizacyjnej.

Działalność międzynarodowa

Każdy kraj ma swoje wymagania:

Białoruś: Model hybrydowy z obowiązkowym biurem do przechowywania dokumentów.
Polska: Praca zdalna tworzy miejsca pracy dla kobiet, szczególnie mam.
USA: Model zdalny, ale planujemy otwarcie biura w celu spełnienia wymogów wiz biznesowych.
Cypr: Biuro fizyczne jest konieczne do rejestracji firm. Dzięki zaufanym partnerom szybko wdrożyliśmy procesy.

Elastycznie dostosowujemy się do tych wymagań, uwzględniając je w planach rozwoju dla takich regionów jak Kazachstan czy Cypr.