Как мы строим удалённую команду мечты: опыт SMAR и вдохновение для будущего

Основатель SMAR, Мария Лемеза, недавно выступила на вдохновляющем воркшопе компании Cushman & Wakefield, посвящённом современным подходам к организации работы и офисных пространств. Это мероприятие не только зарядило участников свежими идеями, но и стало отправной точкой для планирования интересных проектов на следующий год, о которых мы расскажем в конце статьи.

А пока — делимся основными тезисами выступления Марии о том, как устроена работа команд SMAR и как мы управляем процессами удалённо в разных странах. Вот несколько фактов о нас.

Управление удалённой командой

Наша польская команда состоит из 20 сотрудников, которые работают из разных городов. Основные центры находятся в Варшаве и Гданьске, но удалённый формат позволяет привлекать специалистов из любой части страны.

Мы активно используем технологии для координации:

• Единая система учёта задач и времени помогает не только отслеживать рабочие часы, но и анализировать их по проектам. Это даёт возможность:
• выявлять лишние временные затраты,
• находить области для обучения,
• автоматизировать процессы.
• Чат-бот на основе базы знаний оперативно отвечает на вопросы клиентов, сокращая время обработки запросов и улучшая удовлетворённость.
• Система автоматизированного учёта документов минимизирует рутинные задачи и ошибки.

Все эти инструменты интегрированы в единую экосистему, доступную каждому сотруднику.

Подходы к подбору сотрудников

Мы используем несколько стратегий:

1. Сотрудничество с бухгалтерскими школами. Многие наши сотрудники — выпускники подобных программ.
2. Социальные сети. Кандидаты часто пишут мне, вдохновившись нашими ценностями.
3. Рекомендации. Например, одна сотрудница перешла к нам после работы у клиента, так как разделяла наши принципы. Мы согласовали это с клиентом и включили её в команду.

Ценности компании

Мы ищем сотрудников, которые не только профессиональны, но и разделяют наши ценности: ответственность, желание развиваться и строить отношения на доверии.

Наша команда состоит из женщин, большинство из которых — мамы. Мы создаём условия, чтобы они могли совмещать карьеру и заботу о семье:

• Удалённая работа и гибкий график помогают сохранять баланс.
• Мы поддерживаем развитие сотрудников, предоставляя возможности для обучения.

Трудности и преимущества удалённой работы

Удалённая работа, как показывают исследования, становится всё более важной для молодого поколения. Для поколения Z такая возможность часто является одним из ключевых факторов при выборе работодателя. А согласно данным, представленным футурологами на воркшопе, к 2035 году стандартная рабочая неделя может сократиться до трёх-четырёх дней.

Сейчас такой формат работы позволяет нам привлекать специалистов из любых регионов и управлять процессами гибко. Однако есть и сложности, например, недостаток личного общения между сотрудниками.

Для решения этой проблемы мы открыли офис в Варшаве. Он стал местом встреч, обсуждений и укрепления корпоративной культуры.

Работа в разных странах

Каждая страна накладывает свои требования:

• Беларусь: гибридный формат работы с обязательным физическим офисом для хранения документов.
• Польша: удалённая работа создаёт рабочие места для женщин, особенно мам.
• США: удалённый формат, но планируется открытие офиса для выполнения требований бизнес-визы.
• Кипр: физический офис обязателен для регистрации компании. Мы нашли надёжных партнёров, что помогло быстро наладить процессы.

Развитие и планы

Мы гибко адаптируемся к требованиям разных стран. Например, в Казахстане и на Кипре обязательное наличие офиса учтено в стратегических планах.

Новые инициативы SMAR

Формат воркшопа стал для нас отличным примером того, как можно объединять сотрудников и партнёров, чтобы обсуждать актуальные тренды и делиться опытом.

Подобные мероприятия дают возможность взглянуть на привычные процессы с новой стороны, улучшать взаимодействие внутри команды и находить инновационные решения.

Мы в SMAR планируем создать собственную серию воркшопов, где будем делиться исследованиями, изучать тренды в аутсорсинге и управлении командами, а также повышать квалификацию сотрудников и формировать активное профессиональное сообщество. Первый пилотный проект такого формата стартует уже в следующем году.

Благодарим организаторов воркшопа за вдохновение и возможность поделиться нашим опытом. Мы убеждены, что только через обмен идеями и открытость к новым знаниям можно достигать лучших результатов.