Многие компании в Польше работают с индивидуальными предпринимателями по договорам B2B, считая это безопасной альтернативой найму в штат. Но, как показывает практика, часто эти договора составляются неправильно. При проверке налоговая легко может переквалифицировать их в трудовые, что повлечет за собой штрафы и доначисление необходимых взносов. А для иностранцев, которые получают вид на жительство по ведению предпринимательской деятельности, последствия могут быть куда критичнее: в случае переквалификации договора есть риск признания ВНЖ недействительным.
В оформлении штатных сотрудников также часто встречаются ошибки: например, в ведении личных дел, неправильном расчете зарплат, отсутствии обязательных документов и пр.
Часто одни и те же ошибки повторяются из месяца в месяц и из года в год, накапливаясь, как снежный ком. И пока в компанию не нагрянет проверка, можно даже не подозревать о масштабе нарушений. Поэтому внутренний аудит — это хороший способ выявить проблемы до того, как они превратятся в налоговые риски и финансовые потери.
Из этой статьи вы узнаете, как аудит всего одного квартала помог найти критические ошибки в кадровом учете и B2B-договорах IT-компании и, следовательно, избежать возможных финансовых потерь в будущем.
Описание кейса
К нам обратилась IT-компания с запросом на проведение внутреннего аудита бухгалтерского и кадрового учета. Всего в компании работало около 10 человек: часть из них — в штате по трудовым договорам и часть — как индивидуальные предприниматели на B2B.
Клиент хотел убедиться, что в работе с подрядчиками и расчете зарплат все оформлено правильно, особенно в двух направлениях:
- B2B-договоры: нет ли в них признаков подмены трудовых отношений;
- кадровый учет: правильно ли ведутся личные дела и начисляется зарплата штатным сотрудникам.
В случае выявления ошибок клиент хотел получить понятные рекомендации по их исправлению, чтобы обезопасить компанию и избежать возможных проблем.
Формат проверки
Чтобы оптимизировать затраты клиента и сделать аудит максимально эффективным, мы выбрали сплошной метод проверки. Это означает, что мы взяли один квартал и полностью его проверили.
Такой подход помогает увидеть повторяющиеся ошибки в формулировках, расчетах и документообороте. При выборочной проверке из разных месяцев какие-то проблемы легко пропустить, а сплошная проверка дает полную картину и возможность достаточно быстро внести корректировки.
Для проверки мы выбрали трех человек: одного штатного сотрудника, оформленного по umowa o pracę, и двух подрядчиков, работающих по umowa zlecenie и umowa o dzieło. Это позволило нам оценить качество ведения документов во всех трех категориях.
Что выявили в ходе проверки
Перед началом проверки мы договорились с клиентом, что смотрим два блока: кадровый учет с начислением выплат и документы по работе с подрядчиками (B2B).
По части выплат, например, выяснилось, что собственники компании совершали рабочие поездки, за которые организация не только компенсировала расходы, но и выплачивала суточные, что влекло за собой взносы ЗУС. С нашей стороны были даны рекомендации, как правильно оформлять документы и избегать подобных ситуаций.
Дальше рассказываем о повторяющихся ошибках, найденных в договорах.
Проверка шаблона договора B2B
Первым делом мы проверили шаблон договора, который компания использовала для работы с индивидуальными предпринимателями. В результате анализа нашли много ошибок, из-за которых налоговая могла легко переквалифицировать эти договора в трудовые.
Например:
- деятельность сотрудника работающего по В2В, была привязана к месяцам, а не к этапам или определенным результатам;
- в договоре было прописано очень много элементов подчиненности и контроля,определен график работы, что характерно скорее для штатного сотрудника;
- задачи были описаны слишком детально — скорее как описание вакансии, а не В2В-услуги.
После проверки клиент получил таблицу с подробными комментариями и рекомендациями по исправлению шаблона договора. По сути, у него на руках осталась пошаговая инструкция с правильными формулировками и замечаниями по самым “опасным” пунктам.
Проверка личных дел и начисления зарплат
У выбранных сотрудников, работающих по разным видам договоров (umowa o pracę, umowa zlecenie и umowa o dzieło, были проверены оформление личных дел и начисление зарплат в соответствии с предоставленными документами.
Примеры ошибок:
- документы в личных делах не были систематизированы по папкам, как того требует законодательство;
- не все документы были подписаны — как исполнителями, так и заказчиком;
- в протоколах из месяца в месяц были указаны повторяющиеся действия, хотя umowa o dzieło подразумевает создание какого-то уникального продукта;
- в договорах не была указана сумма вознаграждения;
- в личном деле иностранца не было документов, подтверждающих легальность пребывания и разрешения на работу;
- во всех договорах сумма вознаграждения была указана в валюте, а расчетный курс применялся некорректно, что привело к неверному определению суммы брутто и некорректному расчету PPK.
По итогам проверки команда SMAR составила для клиента полный список выявленных ошибок с комментариями, подробными рекомендациями и ссылками на нормы законодательства. Так компания смогла самостоятельно изучить требования и не только закрыть текущие пробелы, но и избежать их в будущем.
Выводы и рекомендации
Этот кейс хорошо показывает, что риски в кадрах и расчете заработной платы чаще всего возникают из-за регулярных мелочей: некорректных формулировок в B2B-договорах, отсутствующих подписей и актов, несобранных личных дел, неправильных расчетов и пр. Чтобы избежать таких ошибок, важно регулярно проводить внутренний аудит — до того, как ими заинтересуются контролирующие органы.
Если вам тоже нужно навести порядок в договорах и документах без лишних затрат, команда SMAR готова подключиться и найти оптимальное решение для вашей ситуации. С нашей помощью вы сможете определить системные риски, перевести их в понятный план действий и, при необходимости, внедрить изменения. На этой странице вы можете посмотреть перечень наших услуг и записаться на консультацию.
