Зарплата

Расчёт заработной платы 
и кадровый учёт в США

Если у вас есть сотрудники или подрядчики в США, вам необходимо не просто платить им вовремя, но и строго соблюдать налоговые и трудовые законы — иначе штрафы и проблемы не заставят себя ждать.

В SMAR Global мы берём на себя все задачи, связанные с начислением зарплаты, выплатами, налогами и кадровыми документами, чтобы вы могли сосредоточиться на бизнесе, а не на бумажной волоките.

Многие компании сталкиваются с тем, что услуга кажется простой,
но на практике требует высокой точности и своевременности:

Разные законы в разных штатах: в каждом штате — свои ставки налогов и правила отчётности.

Регистрация в штатах: для выплаты зарплаты сотруднику в определенном штате — нужно зарегистрироваться в налоговом управлении этого штата.

Ошибочная классификация W-2 и 1099: IRS строго следит за правильным определением, кто считается сотрудником, а кто — подрядчиком.

Подача всех форм — в срок и без ошибок: пропущенная форма может повлечь штрафы в размере $290 за одну форму.

Нарушение сроков платежей: не вовремя уплаченные налоги — штраф до 25% от суммы.

Неработающие EIN или налоговые номера: даже если вы начислили зарплату, но не зарегистрированы правильно — компания нарушает закон.

Наши услуги включают

Наша услуга расчет заработной платы охватывает весь цикл — от приема нового сотрудника до подачи всех форм отчётности и выплаты налогов. В зависимости от потребностей клиента, мы можем включать полный или частичный цикл сопровождения

Записаться
Slide

Расчёт заработной платы 
и автоматизация

  1. Начисление зарплаты с учётом ставок, часов, бонусов, удержаний, налогов и бенефитов
  2. Учёт отпусков, больничных и нерабочих дней
  3. Настройка графика выплат: еженедельно, дважды в месяц или ежемесячно
  4. Автоматизация сценариев выплат и платёжных ведомостей
  5. Контроль остатков (в т.ч. мультивалютных счетов)
  6. Выплаты сотрудникам через прямой банковский перевод (ACH)
Slide

Работа с документацией 
и налогами

  1. Подготовка и отправка форм: 941, 940, W-2, W-3, 1099-NEC, 1096
  2. Удержание и перечисление федеральных, государственных и местных налогов
  3. Координация многоштатной отчётности и регистраций
  4. Хранение и ведение учёта: часы работы, выплаты, налоги, страхование
Slide

Работа 
с подрядчиками (1099)

  1. Учёт выплат фрилансерам и агентствам
  2. Подготовка форм 1099 и 1096
  3. Проверка соответствия требованиям IRS (W-9 vs. W-2)
Slide

Кадровый 
документооборот

  1. Оформление новых сотрудников: формы W-4, I-9, договоры, welcome-пакеты
  2. Уведомление органов о приёме сотрудников (New Hire Reporting)
  3. Ведение личных дел, обновление данных при изменениях
  4. Консультации по увольнениям, отпускам и спорным ситуациям
Slide

Законодательство 
и контроль

  1. Регистрация компании в нужных штатах для соблюдения налоговых требований
  2. Контроль сроков подачи отчётности и автоматическое уведомление
  3. Отслеживание изменений в законодательстве 50 штатов
  4. Снижение рисков штрафов и пеней за счёт точности и своевременности

Преимущества услуги в целом

Точный и своевременный расчёт зарплат с учётом всех требований IRS и штатов

Снижение рисков штрафов и ошибок за счёт автоматизации 
и контроля сроков

Гарантия соответствия законодательству 50 штатов

Учет сотрудников и подрядчиков (W-2 и 1099) — в одной системе

Экономия времени — вся отчётность и выплаты «под ключ», без вашей головной боли

Наша экспертиза в этой услуги

Мы обладаем глубокой экспертизой в сфере расчёта заработной платы и успешно сопровождаем компании с распределённым персоналом, сложными схемами мотивации и найма, а также со значительной налоговой нагрузкой.

Наш опыт охватывает как штатных сотрудников, так и контракторов, включая особенности отчётности по формам 1099 и 1096.

Мы регулярно работаем с компаниями, выплачивающими зарплату в нескольких штатах, где необходимо учитывать местные правила, ставки налогов и обязательства по страхованию.

Мы консультируем, как правильно выстроить отношения с исполнителями, чтобы избежать налоговых рисков и штрафов.

Мы проходили проверки страховых компаний, что подтверждает нашу точность и прозрачность расчётов.

Мы понимаем, как важно учитывать налоговые последствия и особенности трудового законодательства при работе с подобными схемами — особенно в технологическом секторе.

Для клиентов, нанимающих независимых подрядчиков, мы берём на себя контроль за подачей годовой отчётности, оформлением форм 1099, соблюдением требований IRS и отслеживанием статуса резидентности.

Также мы работаем с бизнесами, которые используют системы долгосрочной мотивации сотрудников, такие как vesting, и умеем правильно учитывать это при расчёте и подготовке налоговой отчётности.

Как мы работаем?

Услуга расчёта заработной платы в SMAR — это не просто автоматизация выплат, а выстроенный процесс, охватывающий все этапы: от настройки системы и сбора данных до подачи отчётности и планирования налоговой нагрузки. Мы обеспечиваем не только корректные расчёты, но и надёжную налоговую защиту бизнеса.

Мы работаем по чёткой и проверенной схеме:

Первичный аудит
и настройка

Мы начинаем с анализа вашей команды: выясняем, где находятся сотрудники и подрядчики, как оформлены договоры, есть ли бонусы, опционы или иные особенности. Это позволяет заложить правильную логику расчётов.

Параллельно мы настраиваем учётную систему: подключаем программу для расчёта зарплаты, интегрируем её с бухгалтерией и CRM, настраиваем формулы, начисления и удержания, а также определяем частоту выплат (еженедельно, дважды в месяц, ежемесячно).

Расчёт заработной платы

В каждый расчётный период мы получаем данные о фактически отработанном времени, отпусках, больничных, премиях и других переменных. На их основе производится точный расчёт заработной платы с учётом всех применимых налогов.

Все начисления прозрачны, документируются и доступны для проверки.

Удержания и перечисления налогов

После расчёта мы автоматически удерживаем налоги и обязательные взносы (Social Security, Medicare, страховые и пенсионные отчисления), а также передаём их в соответствующие фонды.

Мы следим за актуальностью ставок и сроков, чтобы исключить риски штрафов.

Отчётность 
и подготовка форм

Мы берём на себя подготовку и своевременную подачу налоговой отчётности: ежеквартальные и годовые формы в IRS, формы W-2, W-3, 1099 и 1096 для сотрудников и подрядчиков, New Hire Reporting (отчетность о приеме на работу) — всё, что требует закон

Вы можете быть уверены, что вся отчётность подготовлена и подана вовремя.

Консультации и налоговое планирование

Мы не ограничиваемся расчётами: даём рекомендации по оптимизации payroll-структуры, подсказываем, как правильно оформлять новых сотрудников или подрядчиков, предупреждаем потенциальные риски и готовим к изменениям законодательства.

Особое внимание уделяем eCommerce и IT-компаниям, где важны гибкость и соответствие IRS-подходам.

Почему именно мы?

Ведение расчёта заработной платы в США — это не просто механический процесс выдачи зарплаты. Это ответственность, строгие сроки, множество форм и отчётность перед государством. Мы помогаем бизнесу избавиться от сложностей, связанных с этой функцией, и делаем payroll прозрачным, своевременным и полностью соответствующим требованиям закона

Наша команда обладает знанием американской системы изнутри — мы понимаем, как работает налоговое и трудовое законодательство на федеральном и штатном уровне. Это позволяет нам уверенно сопровождать клиентов, даже в самых сложных случаях, когда речь идёт о работе в нескольких штатах, разных формах найма (W-2, 1099), удалённых сотрудниках и международных выплатах.

Мы умеем работать с мультиштатными бизнесами. Регистрация в нужных юрисдикциях, своевременная отчётность, соблюдение требований локальных законов — всё это входит в нашу зону ответственности. 
В случае необходимости, мы координируем процесс с юристами и специалистами по compliance, чтобы всё было в порядке.

Мы особенно хорошо ориентируемся в потребностях eCommerce и IT-компаний. У таких клиентов свои вызовы: сезонные колебания занятости, распределённые команды, подрядчики из разных стран, гибкие схемы оплаты, опционы, бонусы, частичная занятость. Мы не просто «считаем зарплату» — мы понимаем, как устроен ваш бизнес. Это позволяет выстраивать расчет заработной платы не в отрыве от стратегии, а как её часть.

Наше ключевое преимущество — это способность просчитывать налоговую нагрузку заранее.

Мы помогаем предпринимателям принимать взвешенные решения при найме: где выгоднее нанимать, как правильно оформить человека, какие расходы учесть в бюджете, как избежать ошибок, которые приводят к штрафам. Мы заранее моделируем сценарии, чтобы вы чувствовали себя уверенно.

Для автоматизации процессов мы используем проверенные решения — Gusto, QuickBooks Payroll, Paychex, Bill.com, Justworks и другие.

Мы настраиваем их под конкретный бизнес и сопровождаем клиентов на всех этапах: от подключения до анализа итогов квартала.

И, наконец, с нами легко и надёжно.

Вы знаете, кто работает с вашими данными, мы держим вас в курсе, предупреждаем о сроках, поддерживаем во время проверок и отвечаем на вопросы не скриптами, а по существу.

Расчет заработной платы перестаёт быть головной болью — и становится работающим процессом, встроенным в жизнь компании.

Часто задаваемые вопросы

Да. Даже если ваша компания зарегистрирована за пределами США, вы обязаны зарегистрироваться как работодатель в конкретном штате, где работает сотрудник, и в федеральных налоговых органах. Мы поможем вам пройти регистрацию и правильно запустить процесс выплаты зарплаты в США.

Каждый штат имеет свои ставки по налогу на доход, unemployment tax (FUTA and SUTA), требования к страхованию и частоту отчётности. Мы учитываем все нюансы по каждому штату, следим за сроками подачи форм и уплаты налогов.

Как правило, за иностранных подрядчиков (не резидентов США), работающих за пределами США, вы не обязаны удерживать или платить налоги в США, но важно подписать и сохранить форму W-8BEN для подтверждения их статуса. Мы организуем процесс и дадим инструкции.

Нет, если подрядчик работает за пределами США и не является налоговым резидентом, форма 1099 не требуется. Но при отсутствии корректно заполненной формы W-8BEN IRS может потребовать удержания налога. Мы проконтролируем сбор документов.

• Ежеквартально: Форма 941 (федеральные налоги), и отчёты в каждом штате.
• Ежегодно: Формы W-2 и W-3 (по сотрудникам), 1099 и 1096 (по подрядчикам), форма 940 (федеральный налог на безработицу).
Сроки подачи строго регулируются — мы обеспечиваем соблюдение всех дедлайнов и минимизируем риск штрафов.

Мы учитываем особенности equity-программ, включая RSU, опции и бонусы. Такие выплаты облагаются налогами и требуют точного расчёта с учётом даты vesting и статуса получателя. Мы координируем работу с юристами и бухгалтерами для правильной подачи.

Да, можно использовать Stripe, Wise или Payoneer для выплаты зарплаты, но с важными ограничениями — особенно если речь идёт о настоящих сотрудниках (employees), а не подрядчиках (independent contractors). Вот краткий разбор: Для подрядчиков (independent contractors, freelancers): Stripe, Wise и Payoneer можно использовать без ограничений. Вы просто переводите оплату за услуги — важно сохранить документы и форму 1099-NEC для налоговой (если подрядчик в США). Для сотрудников: Зарплаты в США должны проходить через официальную payroll-систему, которая: удерживает налоги (federal, state, Social Security, Medicare), делает отчётность в IRS (формы W-2, 941 и др.), обеспечивает соответствие требованиям штатов и ACA (страховка и пр.), уплачивает взносы FUTA и SUTA. Stripe, Wise и Payoneer не делают таких удержаний и отчётов, поэтому: их нельзя использовать как основную систему расчёта зарплаты сотрудникам в США. Но их можно использовать в связке с официальной payroll-платформой (например, Gusto, ADP, Paychex и т. п.), которая рассчитает налоги и отправит деньги через стороннюю систему, если она это поддерживает.

Опоздание с подачей может привести к штрафам от IRS, пени и блокировке EIN. Штаты также накладывают санкции и могут отозвать разрешения на работу. Мы следим за сроками и предупреждаем вас заранее.

Да, мы можем заранее рассчитать полную налоговую нагрузку на работодателя при найме сотрудников — как в США, так и в других странах. Перед тем как вы оформите сотрудника в штат, мы подготовим подробный расчёт всех обязательных взносов и налогов, включая федеральные, штатные и местные налоги, страховые отчисления, взносы на социальное обеспечение и безработицу (FICA, FUTA, SUTA и др.).
Мы учитываем не только базовые налоги, но и возможные дополнительные расходы, если вы планируете предлагать сотруднику медицинскую страховку, пенсионный план, бонусы или оплачиваемый отпуск.
У нас есть международный опыт, и мы умеем просчитывать затраты на персонал в нескольких юрисдикциях. Это особенно важно для компаний с распределёнными командами или международным бизнесом.

Да, хранить документы по кадрам и заработной плате обязательно. В США существуют разные сроки хранения:
Формы W-4, I-9, данные о зарплате и удержаниях — не менее 4 лет,
Документы по начислению и выплате зарплаты — не менее 3 лет (требование DOL),
Формы I-9 — 3 года с даты найма или 1 год после увольнения (что наступит позже).
Хранение может быть как в бумажном, так и в электронном виде, если соблюдаются требования к доступности и безопасности данных.

Да, обязательства по кадровому учёту одинаково применимы и к офисным, и к удалённым сотрудникам. Работодатель должен: оформлять приём на работу документально, учитывать часы работы (если это почасовая оплата), соблюдать законы штата, где работает сотрудник, а не только где зарегистрирована компания.

Employee — это штатный сотрудник, за которого компания удерживает налоги и подаёт формы W-2. Independent contractor — самозанятый специалист, которому платят по контракту, и отчётность идёт через форму 1099-NEC. Ошибочная классификация может привести к штрафам и доначислению налогов.

Да, работодатели обязаны:
документировать оплачиваемый и неоплачиваемый отпуск,

соблюдать законы штатов о больничных днях (например, в Калифорнии, Нью-Йорке и других),

вести учёт всех нерабочих дней для правильного расчёта заработной платы и компенсаций.
Закон не обязывает выплачивать зарплату за праздники или выходные, если это не указано в вашей внутренней политике или трудовом договоре. Но многие работодатели включают оплачиваемые праздники в соцпакет для повышения лояльности.

Оформление предложения о работе не обязательно по закону, но настоятельно рекомендуется. Это документально фиксирует: должность, условия оплаты,
график работы, дополнительные льготы и условия. Трудовой договор для наёмных сотрудников в США тоже не обязателен, но может быть полезен при найме на ключевые позиции или в случаях с нестандартными условиями.

Технически — да, но только частично и при соблюдении определённых условий. По трудовому законодательству США, основная заработная плата (то есть та, которая покрывает минимальную оплату труда, сверхурочные и т.д.) должна выплачиваться в «законном платёжном средстве» — то есть в долларах США. Это требуется для соблюдения федеральных норм (Fair Labor Standards Act, FLSA), а также законов штатов.
Криптовалюта может использоваться только как дополнительное вознаграждение, например:
как бонус,
премия,
опцион или аналог variable compensation.
Такой подход используется некоторыми технологическими компаниями, особенно в Web3, fintech и стартапах.
Что нужно учесть:
Вся сумма криптовалютных выплат должна быть оценена в долларах на момент выплаты и включена в налоговую базу;
Работодатель обязан удержать налоги (federal, state, FICA) с полной суммы, даже если часть выдается в криптовалюте;
Такая выплата требует отдельного учёта и сложностей при подаче форм W-2, так как IRS требует фиксировать стоимость криптовалюты на момент начисления;
В некоторых штатах (например, Калифорния, Нью-Йорк) действуют особенно строгие правила и нужно быть осторожными с подобными выплатами.

Записаться на консультацию

Мы проведём бесплатную встречу-знакомство (15–30 минут), чтобы обсудить ваши задачи, ответить на вопросы и наметить возможные пути сотрудничества.


Без обязательств — просто поговорим и подумаем вместе