Koszty podróży służbowych w biznesie w 2024 roku: Najczęściej zadawane pytania

Koszty podróży służbowych w warunkach globalizacji

Koszty podróży służbowych w biznesie stają się coraz ważniejszym tematem w warunkach globalizacji i dążenia do skalowania działalności. Wiele firm rozszerza swoje granice, zwiększając liczbę międzynarodowych projektów i biur w różnych krajach. W 2023 roku globalne wydatki na podróże służbowe osiągnęły 1,4 biliona dolarów, a prognozuje się, że do 2027 roku wzrosną do 1,8 biliona dolarów  . Główne kategorie wydatków obejmują zakwaterowanie, wyżywienie i przeloty. Pracownicy, zwłaszcza w sektorze pracy zdalnej, mogą znajdować się w różnych krajach, co zwiększa zapotrzebowanie na przeloty i przemieszczanie się. Prawidłowe rozliczanie podróży służbowych staje się istotnym zagadnieniem dla wielu firm. W tym artykule przyjrzymy się najczęściej zadawanym pytaniom dotyczącym podróży służbowych i udzielimy odpowiedzi z uwzględnieniem obecnych realiów.

Najczęściej zadawane pytania dotyczące podróży służbowych

Czy można zwrócić członkowi zarządu koszty podróży służbowych?

Członkowi zarządu można zwrócić koszty podróży służbowych, jeśli jest to przewidziane w umowie o pracę lub umowie cywilnoprawnej. W przypadku braku takiej umowy członkowie zarządu mogą podjąć odpowiednią uchwałę, która pozwoli na zwrot kosztów i otrzymanie diet, analogicznie jak w przypadku pracownika zatrudnionego na umowę o pracę. Jest to szczególnie ważne, zważywszy na fakt, że średni koszt biletów lotniczych w klasie ekonomicznej w Europie wynosi około 500 dolarów.

Należy pamiętać o limitach, które są zatwierdzone w kraju na nocowanie, na przejazd samochodem własnym. Te koszty które przekraczają limity nie są kosztami podatkowymi, jeżeli inne nie jest opisane w Polityce Rachunkowości firmy, czy nie jest zatwierdzone za pomocą Uchwały.

Czy można zwrócić pracownikowi koszty taksówki z domu na lotnisko/dworzec?

Podróż służbowa obejmuje nie tylko diety i rekompensatę za lokalny transport, ale również koszty przejazdu z/do dworca/lotniska do miejsca docelowego. Jednakże przejazd z domu na dworzec jest traktowany jako dojazd do pracy, a jeśli pracodawca zwraca koszt taksówki, kwota ta jest traktowana jako dochód pracownika i podlega opodatkowaniu. Biorąc pod uwagę, że 82% podróżnych uważa podróże służbowe za przydatne w osiąganiu celów biznesowych, ważne jest prawidłowe udokumentowanie wszystkich wydatków, aby uniknąć komplikacji podatkowych.

Czy wyjazd pracownika do innego miasta jest traktowany jako podróż służbowa?

Podróż służbowa jest definiowana jako wyjazd poza miejscowość, określoną przez pracodawcę, w której pracownik zwykle wykonuje swoje obowiązki. Może to być granica miasta lub, w przypadku agenta handlowego, województwo. Czas trwania i cele wyjazdu również odgrywają ważną rolę w klasyfikacji podróży jako służbowej. Na przykład 33% międzynarodowych podróży służbowych odbywa się w klasie premium, co podkreśla znaczenie dokładnego określenia celu podróży i miejsca wykonywania obowiązków.

W jakim terminie pracownik musi rozliczyć się z podróży służbowej?

Po powrocie z podróży służbowej pracownik ma 14 dni na dostarczenie wszystkich związanych z nią dokumentów i raportu do pracodawcy. Należy to uwzględnić, aby prawidłowo rozliczyć koszty podróży służbowej i uniknąć ewentualnych kar lub nieporozumień. Warto zauważyć, że 45% milenialsów odczuwa poczucie winy za łączenie podróży służbowych z celami prywatnymi, ale coraz częściej podróżni służbowi łączą pracę z wypoczynkiem.

Czy można wyjechać w podróż służbową do innego kraju, łącząc ją z celami prywatnymi?

Koszty podróży służbowej muszą być bezpośrednio związane z celami zawodowymi, takimi jak udział w wystawach, konferencjach, szkoleniach z nowych technologii czy zawieranie umów. Wydatki prywatne nie mogą być uznane za koszty podróży służbowej i muszą być udokumentowane. Łączenie pracy z wypoczynkiem staje się coraz bardziej popularne, co potwierdza trend “bleisure” — łączenie podróży służbowych i prywatnych.

Podsumowanie

Podróże służbowe pozostają ważnym elementem procesów biznesowych, mimo zmian w formacie pracy i globalnych wyzwań. Prawidłowe rozumienie zasad i norm związanych z podróżami służbowymi pomaga firmom skutecznie planować wyjazdy, unikać komplikacji podatkowych i osiągać zamierzone cele. Wraz z rozwojem pracy zdalnej i zwiększeniem liczby międzynarodowych biur, kwestia prawidłowego rozliczania podróży służbowych staje się coraz bardziej aktualna i ważna. Zebraliśmy najczęściej zadawane pytania naszych klientów i udzieliliśmy na nie odpowiedzi w tym artykule. Jeśli potrzebujesz pomocy lub konsultacji w zakresie rozliczania podróży służbowych, skontaktuj się z naszymi specjalistami.

Źródła:

1. Corporate travel study 2023 – Deloitte Insights
2. 40+ business travel statistics for 2024 – Expensify
3. The future of business travel: Travel trends for 2024 – Mastercard Newsroom
4. Global Business Travel Association’s Business Travel Index 2023 – GBTA