Bezkarność Księgowych w Polsce: Przyczyny i Sposoby Ochrony dla Przedsiębiorców

Bezkarność księgowych w Polsce staje się poważnym problemem dla przedsiębiorców. Według badania Głównego Urzędu Statystycznego z 2023 roku, około 40% polskich przedsiębiorców spotkało się z nierzetelnymi usługami księgowymi, jednak tylko 10% z nich skierowało sprawę do sądu, przy czym ponad 30% takich spraw zostało oddalonych z powodu braku wystarczających dowodów.

W tym artykule przeanalizujemy, dlaczego tak się dzieje, przedstawimy rzeczywiste przypadki z praktyki oraz udzielimy porad, jak przedsiębiorcy mogą chronić siebie i swoje firmy.

Dlaczego Księgowi w Polsce Często Pozostają Bezkarni?

Jednym z głównych powodów bezkarności księgowych w Polsce jest brak obowiązkowych wymogów dotyczących zawierania pisemnych umów na usługi księgowe. W praktyce oznacza to, że wiele firm księgowych i przedsiębiorców opiera się na ustnych porozumieniach lub umowach o świadczenie usług, które nie precyzują dokładnych warunków, obowiązków i cen, co stwarza poważne ryzyko dla przedsiębiorców.

„Praktyka sądowa pokazuje, że sprawy przeciwko księgowym prawie nigdy nie trafiają do sądu, ponieważ często trudno jest oszacować wysokość szkody spowodowanej przez księgowego. Ryzyko kosztów sądowych i przegranej sprawy jest bardzo wysokie,” skomentował przedstawiciel firmy SMAR.

Aby lepiej zrozumieć, jak takie sytuacje rozwijają się w praktyce i do czego mogą prowadzić, przyjrzyjmy się kilku rzeczywistym przykładom z doświadczeń firmy SMAR.

Przypadek 1: Działania Oszustów w Biurze Księgowym

Jeden z klientów firmy SMAR padł ofiarą oszukańczych działań księgowego, z którym zawarł umowę na świadczenie usług księgowych. W trakcie współpracy okazało się, że księgowy nie wywiązywał się ze swoich obowiązków: zamiast prowadzić księgowość, zbierał dokumenty klientów i przekazywał je innym firmom księgowym, nie wykonując żadnej rzeczywistej pracy. W rezultacie księgowość klienta była rozproszona po kilku firmach, a ze strony księgowego brakowało jakiejkolwiek informacji zwrotnej.

Gdy klient zaczął się martwić o stan swojej dokumentacji i próbował skontaktować się z księgowym, okazało się, że ten jest podejrzany o malwersacje finansowe. W efekcie przedsiębiorca pozostał bez kompletnej dokumentacji księgowej i musiał poświęcić znaczne zasoby na odzyskanie ksiąg i odnalezienie dokumentów rozproszonych po różnych firmach księgowych.

Przypadek 2: Błędy Biura Księgowego i Wysokie Kary

Inny przedsiębiorca zetknął się z poważnymi konsekwencjami finansowymi w wyniku błędów biura księgowego. Urząd skarbowy przeprowadził kontrolę i odkrył błędy w sprawozdaniach za poprzednie lata, co skutkowało dodatkowym podatkiem w wysokości ponad 1 miliona złotych. Przedsiębiorca zamierzał pozwać biuro księgowe za nienależyte wykonanie usług, jednak okazało się, że zawarł umowę w formie oferty, która pozwalała biuru księgowemu na jednostronne zmiany warunków świadczenia usług.

Przedsiębiorca musiał samodzielnie pokryć zobowiązania podatkowe i rozwiązać problem, ponieważ brakowało pisemnej umowy, która mogłaby dowodzić winy księgowych.

Jak Przedsiębiorcy Mogą Chronić Siebie i Swoje Firmy?

Aby zminimalizować ryzyko i chronić się przed możliwymi oszustwami lub błędami ze strony biur księgowych, przedsiębiorcom zaleca się:

1. Zawieranie pisemnych umów. Pisemna umowa z wyraźnie określonymi warunkami, obowiązkami stron, kosztami usług i sankcjami karnymi stanowi podstawę ochrony twoich interesów. W przypadku sporu będziesz mieć niezbędne dowody do skierowania sprawy do sądu.
2. Unikanie ustnych porozumień i umów ofertowych. Te formy umów nie zapewniają odpowiedniej ochrony i tworzą niepewność w relacjach. Umowa ofertowa pozwala biuru księgowemu na jednostronne zmiany warunków, co zmniejsza twoje szanse na sukces w przypadku konfliktu.
3. Sprawdzenie ubezpieczenia od odpowiedzialności zawodowej. Upewnij się, że biuro księgowe posiada ubezpieczenie, które pokryje potencjalne straty w przypadku błędów lub nieuczciwych działań. To dodatkowo zabezpieczy twoją firmę przed ryzykiem finansowym.
4. Zapoznanie się z praktycznym przewodnikiem po outsourcingu autorstwa założycielki firmy SMAR. W książce Marii Lemeza „Outsourcing: Sztuka Delegacji” znajdziesz szczegółowe wskazówki, jak wybrać odpowiednią firmę księgową, na co zwrócić uwagę, jak obliczyć efektywność outsourcingu i jak poprawnie sporządzić umowę. Więcej o książce można przeczytać w naszym artykule tutaj, gdzie znajdziesz również linki do zakupu książki.
5. Uzyskanie konsultacji na temat outsourcingu księgowości. Oferujemy konsultacje prowadzone przez Marię Lemeza, prezesa naszej firmy, które pomogą ci ocenić, czy twoja umowa z biurem księgowym jest prawidłowo sporządzona, na ile dobrze wykonywane są obowiązki i co można poprawić. W ramach konsultacji omówimy, jak optymalizować współpracę z biurem księgowym i minimalizować ryzyka dla twojej firmy.

Podsumowanie

Te przypadki wyraźnie pokazują, jakie ryzyka pojawiają się przy braku wyraźnych warunków umownych i jak przedsiębiorcy mogą znaleźć się w trudnej sytuacji wobec nieuczciwych księgowych. W naszej praktyce z klientami zawsze nalegamy na zawieranie pisemnych umów z jasno określonymi warunkami i obowiązkami stron. Szczegółowo opisujemy zasady ustalania ceny, obowiązki obu stron oraz wszystkie kluczowe ustalenia, aby zminimalizować ryzyko i zapewnić przejrzystość współpracy.

Również zalecamy naszym klientom, aby zwracali szczególną uwagę na szczegóły podczas podpisywania umowy z biurem księgowym. W ramach konsultacji omawiamy, na co należy zwrócić uwagę, jakie warunki warto zapisać i jakie formułowania prawne mogą pomóc w ochronie interesów. W kolejnym artykule szczegółowo omówimy, jak poprawnie sporządzić umowę i jakie aspekty warto uwzględnić.

Jeśli chcesz upewnić się, że twoje relacje z biurem księgowym są prawidłowo zorganizowane i nie zawierają ukrytych ryzyk, nasi specjaliści są zawsze gotowi pomóc ci z konsultacją. Skontaktuj się z nami, aby uzyskać fachową pomoc i zabezpieczyć swoją firmę przed potencjalnymi problemami.