Wynagrodzenia

Obsługa płac i dokumentacji kadrowej w USA

Jeśli zatrudniasz pracowników lub współpracowników w USA, nie wystarczy wypłacać im wynagrodzenie na czas — trzeba również przestrzegać surowych przepisów podatkowych i prawa pracy. W przeciwnym razie ryzykujesz kary i problemy z IRS.

W SMAR Global przejmujemy na siebie wszystkie obowiązki związane z naliczaniem wynagrodzeń, podatkami i dokumentacją kadrową — tak abyś mógł skupić się na biznesie, a nie na formalnościach.

Wielu przedsiębiorcom wydaje się, że to prosta usługa — jednak w praktyce wymaga dużej precyzji i terminowości:

Różne przepisy w różnych stanach: każde państwo ma własne stawki podatków i zasady raportowania.

Rejestracja stanowa: aby wypłacać wynagrodzenie, trzeba zarejestrować się w urzędzie podatkowym danego stanu.

Błędna klasyfikacja W-2 i 1099: IRS dokładnie sprawdza, kto jest pracownikiem, a kto wykonawcą

Terminowe i poprawne składanie formularzy: pominięcie lub błąd w formularzu może skutkować karą w wysokości 290 USD za każdy dokument.

Opóźnienia w płatnościach podatków: grożą karami do 25% wartości zaległości.

Brak aktywnego numeru EIN: nawet przy poprawnym naliczeniu płac, błędna rejestracja jest traktowana jako naruszenie przepisów.

Nasze usługi obejmują

Nasza usługa obsługi płac obejmuje pełny cykl — od zatrudnienia nowego pracownika po składanie wszystkich wymaganych formularzy i rozliczenie podatków. W zależności od Twoich potrzeb, możemy zająć się całością lub tylko wybranymi etapami.

Umów się
Slide

Obsługa płac i automatyzacja

  1. Obliczanie wynagrodzeń z uwzględnieniem stawek, godzin, premii, potrąceń, podatków i benefitów
  2. Rejestracja urlopów, zwolnień lekarskich i dni wolnych od pracy
  3. Elastyczne harmonogramy wypłat: tygodniowe, dwutygodniowe lub miesięczne
  4. Automatyzacja scenariuszy płacowych i generowanie list płac
  5. Przelewy bezpośrednie do pracowników (ACH)
Slide

Zarządzanie dokumentacją i podatkami

  1. Przygotowanie i składanie formularzy: 941, 940, W-2, W-3, 1099-NEC, 1096
  2. Potrącenie i przekazanie podatków federalnych, stanowych i lokalnych
  3. Koordynacja raportowania i rejestracji w wielu stanach
  4. Prowadzenie dokumentacji: godziny pracy, wypłaty, podatki, ubezpieczenia
Slide

Współpraca z wykonawcami (1099)

  1. Ewidencja płatności dla freelancerów i agencji
  2. Przygotowanie formularzy 1099 i 1096
  3. Weryfikacja zgodności z przepisami IRS (W-9 vs. W-2)
Slide

Obsługa kadrowa i dokumentacja HR

  1. Zatrudnianie nowych pracowników: formularze W-4, I-9, umowy, pakiety powitalne
  2. Zgłaszanie zatrudnienia do odpowiednich urzędów (New Hire Reporting)
  3. Prowadzenie akt osobowych i aktualizacja danych pracowników
  4. Doradztwo w zakresie zwolnień, urlopów i sytuacji spornych
Slide

Zgodność z przepisami i kontrola ryzyk

  1. Rejestracja firmy w odpowiednich stanach dla zgodności podatkowej
  2. Monitorowanie terminów i automatyczne przypomnienia
  3. Śledzenie zmian w przepisach we wszystkich 50 stanach
  4. Minimalizacja ryzyka kar i odsetek dzięki dokładności i terminowości

Główne zalety usługi płacowej

Dokładne i terminowe naliczanie wynagrodzeń zgodnie z wymaganiami IRS i przepisami stanowymi

Zmniejszenie ryzyka kar i błędów dzięki automatyzacji i kontroli terminów

Gwarancja zgodności z przepisami we wszystkich 50 stanach

Obsługa pracowników (W-2) i zleceniobiorców (1099) w jednym systemie

Oszczędność czasu — kompleksowa obsługa płac i raportowania bez zbędnych zmartwień

Nasza ekspertyza w tym obszarze

Posiadamy głęboką wiedzę w zakresie rozliczania wynagrodzeń w USA i z powodzeniem wspieramy firmy z rozproszonym zespołem, złożonymi modelami rekrutacji i motywacji oraz wysokim obciążeniem podatkowym.

Nasze doświadczenie obejmuje zarówno pracowników etatowych, jak i kontraktorów — w tym specyfikę rozliczeń na formularzach 1099 i 1096.

Regularnie współpracujemy z firmami wypłacającymi wynagrodzenia w kilku stanach, uwzględniając lokalne przepisy, stawki podatkowe i obowiązki ubezpieczeniowe.

Doradzamy, jak prawidłowo zorganizować współpracę z kontraktorami, aby uniknąć ryzyk podatkowych i kar.

Nasze procesy płacowe przeszły kontrole firm ubezpieczeniowych, co potwierdza ich rzetelność i przejrzystość.

Rozumiemy znaczenie skutków podatkowych i przepisów prawa pracy — zwłaszcza w branży technologicznej.

Dla klientów zatrudniających niezależnych wykonawców przejmujemy kontrolę nad rocznym raportowaniem, formularzami 1099, zgodnością z IRS i statusem rezydencji.

Wspieramy również firmy korzystające z długoterminowych systemów motywacyjnych (np. vesting) i wiemy, jak poprawnie ująć je w rozliczeniach i raportach podatkowych.

Jak działamy?

Nasza usługa obsługi płac w SMAR to nie tylko automatyczne wypłaty — to kompleksowy proces, który obejmuje wszystkie etapy: od konfiguracji systemu i zbierania danych po składanie deklaracji i planowanie podatkowe. Dbamy zarówno o poprawność rozliczeń, jak i o bezpieczeństwo podatkowe Twojej firmy.

Pracujemy według sprawdzonego i przejrzystego schematu:

Audyt wstępny i konfiguracja systemu

Zaczynamy od analizy zespołu i procesów — identyfikujemy pracowników i kontraktorów, zbieramy dane i oceniamy aktualne podejście.

Następnie konfigurujemy system płacowy, integrujemy go z księgowością lub CRM, ustawiamy składniki wynagrodzenia i potrącenia oraz ustalamy częstotliwość wypłat (tygodniowo, dwutygodniowo lub miesięcznie).

Obliczanie wynagrodzeń

W każdym okresie rozliczeniowym zbieramy dane o przepracowanych godzinach, urlopach, premiach, zwolnieniach lekarskich i innych zmiennych. Na tej podstawie naliczamy wynagrodzenia i podatki.

Wszystkie wyliczenia są udokumentowane i dostępne do wglądu.

Potrącenia i przekazanie podatków

Po naliczeniu płac automatycznie potrącamy podatki i obowiązkowe składki (Social Security, Medicare, ubezpieczenia itd.) i przekazujemy je do odpowiednich instytucji.

Monitorujemy aktualizacje stawek i terminów, aby zminimalizować ryzyko kar.

Raportowanie i składanie formularzy

Przejmujemy odpowiedzialność za terminowe składanie formularzy podatkowych — kwartalnych i rocznych: W-2, W-3, 1099, 1096 oraz New Hire Reporting.

Masz pewność, że wszystko zostanie złożone prawidłowo i na czas.

Doradztwo i planowanie podatkowe

Nie ograniczamy się do naliczania płac — doradzamy, jak zoptymalizować strukturę payrollową, jak zatrudniać pracowników i kontraktorów, jak przewidywać ryzyka i być gotowym na zmiany w przepisach.

Szczególną uwagę poświęcamy firmom z branży eCommerce i IT, gdzie ważna jest elastyczność i zgodność z IRS.

Dlaczego warto z nami pracować?

Prowadzenie payrollu w USA to nie tylko „wydanie pensji”. To odpowiedzialność prawna, sztywne terminy i rozbudowana sprawozdawczość wobec instytucji państwowych. Pomagamy firmom zdjąć z siebie ciężar tej funkcji — oferując przejrzystą, terminową i w pełni zgodną z przepisami obsługę płacową.

Znamy system amerykański od środka — wiemy, jak działa prawo podatkowe i pracownicze na poziomie federalnym i stanowymi.
Dzięki temu możemy z powodzeniem wspierać klientów w bardziej złożonych przypadkach: różnych formach zatrudnienia (W-2, 1099), pracy zdalnej i wypłatach międzynarodowych.

Specjalizujemy się we współpracy z firmami działającymi w wielu stanach.
Rejestracja w odpowiednich jurysdykcjach, terminowa sprawozdawczość i przestrzeganie lokalnych przepisów — to wszystko jest po naszej stronie.
W razie potrzeby współpracujemy z doradcami ds. compliance i koordynujemy wszystkie działania.

Szczególnie dobrze rozumiemy potrzeby firm eCommerce i IT.
W tych branżach często występują wyzwania, takie jak: sezonowe zmiany zatrudnienia, zespoły z różnych krajów, elastyczne modele wynagrodzeń, opcje na akcje, premie czy częściowe etaty.
Nie „po prostu robimy payroll” — rozumiemy, jak działa Twój biznes. Dzięki temu wdrażamy payroll jako element strategii, a nie coś oderwanego od reszty procesów.

Naszą kluczową przewagą jest umiejętność prognozowania obciążeń podatkowych z wyprzedzeniem.

Pomagamy podejmować trafne decyzje o zatrudnieniu: gdzie bardziej się opłaca, jak poprawnie wdrożyć pracownika, jakie koszty ująć w budżecie i jak uniknąć błędów skutkujących karami.
Tworzymy scenariusze i modele — żebyś czuł(a) się bezpiecznie.

Do automatyzacji procesów wykorzystujemy sprawdzone rozwiązania — Gusto, QuickBooks Payroll, Paychex, Bill.com, Justworks i inne.

Dopasowujemy je do specyfiki Twojego biznesu i wspieramy Cię na każdym etapie: od wdrożenia po analizę kwartalną.

I wreszcie — z nami jest po prostu bezpiecznie i wygodnie.

Wiesz, kto zajmuje się Twoimi danymi. Informujemy Cię na bieżąco, przypominamy o terminach, wspieramy podczas kontroli i odpowiadamy na pytania konkretnie, bez gotowych formułek.

Obsługa płac przestaje być problemem — i staje się działającym procesem, zintegrowanym z codziennym funkcjonowaniem firmy.

Najczęściej zadawane pytania

Tak. Nawet jeśli firma jest zarejestrowana poza USA, musisz zarejestrować się jako pracodawca w stanie, w którym pracuje pracownik, oraz w odpowiednich urzędach federalnych. Pomagamy przejść przez proces rejestracji i prawidłowo uruchomić payroll w USA.

Każdy stan ma własne stawki podatkowe, zasady dotyczące podatku od bezrobocia (FUTA i SUTA), wymagania ubezpieczeniowe i harmonogramy raportowania. Bierzemy pod uwagę wszystkie niuanse w zależności od stanu i pilnujemy terminów oraz poprawności rozliczeń.

Zazwyczaj nie. Jeśli wykonawca nie jest rezydentem podatkowym USA i pracuje spoza terytorium USA, nie musisz potrącać ani odprowadzać podatków w USA. Należy jednak zebrać i przechowywać formularz W-8BEN, potwierdzający ich status. Organizujemy cały proces i zapewniamy instrukcje.

Nie. Jeśli wykonawca nie jest rezydentem USA i wykonuje pracę poza USA, formularz 1099 nie jest wymagany. Brak poprawnie wypełnionego formularza W-8BEN może jednak skutkować obowiązkiem potrącenia podatku. Pilnujemy dokumentacji.

• Kwartalnie: Formularz 941 (federalny podatek od wynagrodzeń), raporty stanowe
• Rocznie: Formularze W-2 i W-3 (pracownicy), 1099 i 1096 (wykonawcy), formularz 940 (federalny podatek od bezrobocia)
Pilnujemy terminów i pomagamy uniknąć kar dzięki pełnej zgodności.

Obsługujemy RSU, opcje na akcje i inne programy premiowe. Takie wynagrodzenia są opodatkowane i wymagają dokładnych wyliczeń na podstawie harmonogramu vestingu oraz statusu odbiorcy. Współpracujemy z prawnikami i księgowymi, aby zapewnić prawidłowe rozliczenia.

Dla wykonawców (1099): Tak — można korzystać ze Stripe, Wise, Payoneer bez ograniczeń, ale należy zachować odpowiednią dokumentację i rozliczyć formularz 1099-NEC (jeśli wykonawca działa w USA).
Dla pracowników (W-2): Nie — wypłaty wynagrodzeń muszą być realizowane przez oficjalny system payroll, który:

potrąca wymagane podatki (federalne, stanowe, Social Security, Medicare),
składa formularze (np. W-2, 941),
zapewnia zgodność z ACA i przepisami stanowymi.
Stripe, Wise i Payoneer nie spełniają tych wymogów, ale mogą być używane razem z systemem payroll, takim jak Gusto, ADP, Paychex, o ile ten system to obsługuje.

Opóźnienia skutkują karami od IRS, odsetkami, a nawet zablokowaniem numeru EIN. Stany również nakładają sankcje, w tym cofnięcie licencji. Monitorujemy wszystkie terminy i informujemy z wyprzedzeniem.

Tak, możemy z wyprzedzeniem obliczyć pełne obciążenie podatkowe pracodawcy przy zatrudnianiu pracowników — zarówno w USA, jak i w innych krajach. Zanim zatrudnisz pracownika w danym stanie, przygotujemy szczegółowe wyliczenie wszystkich obowiązkowych składek i podatków, w tym podatków federalnych, stanowych i lokalnych, składek ubezpieczeniowych, składek na ubezpieczenia społeczne i bezrobocie (FICA, FUTA, SUTA i inne).
Uwzględniamy nie tylko podstawowe podatki, ale również potencjalne dodatkowe koszty, jeśli planujesz oferować pracownikowi ubezpieczenie zdrowotne, plan emerytalny, premie lub płatny urlop.
Mamy doświadczenie międzynarodowe i potrafimy dokładnie oszacować koszty zatrudnienia w różnych jurysdykcjach. Jest to szczególnie istotne dla firm z rozproszonymi zespołami lub działających na rynkach międzynarodowych.

Tak. W USA obowiązują okresy przechowywania:
W-4, I-9, dane o wynagrodzeniach i potrąceniach – min. 4 lata
Dane o wypłatach – min. 3 lata (wymóg DOL)
I-9 – 3 lata od zatrudnienia lub 1 rok po odejściu (w zależności co później)
Dopuszczalne są archiwa cyfrowe, o ile spełniają wymagania co do dostępności i bezpieczeństwa danych.

Tak, obowiązki kadrowe dotyczą zarówno pracowników biurowych, jak i zdalnych.
Pracodawca ma obowiązek:
– formalnie dokumentować zatrudnienie,
– ewidencjonować godziny pracy (jeśli wynagrodzenie jest godzinowe),
– przestrzegać przepisów stanowych obowiązujących w miejscu wykonywania pracy przez pracownika, a nie tylko w miejscu rejestracji firmy.

Employee to etatowy pracownik, za którego firma odprowadza podatki i składa formularze W-2.
Independent contractor to osoba samozatrudniona, której wynagrodzenie wypłacane jest na podstawie umowy, a raportowanie odbywa się przez formularz 1099-NEC.
Błędna klasyfikacja może skutkować karami i koniecznością dopłaty zaległych podatków.

Tak, pracodawcy są zobowiązani do:
dokumentowania urlopów płatnych i bezpłatnych,

przestrzegania przepisów stanowowych dotyczących dni chorobowych (np. w Kalifornii, Nowym Jorku i innych),

ewidencjonowania wszystkich dni wolnych w celu prawidłowego naliczania wynagrodzeń i świadczeń.
Prawo nie nakłada obowiązku wypłaty wynagrodzenia za święta lub dni wolne od pracy, jeśli nie zostało to określone w wewnętrznych regulacjach firmy lub w umowie o pracę.
Jednak wielu pracodawców uwzględnia płatne dni świąteczne w pakiecie benefitów, aby zwiększyć lojalność pracowników.

Nie ma obowiązku, ale warto. Job Offer pozwala uregulować:
– stanowisko, wynagrodzenie, godziny pracy,
– benefity i dodatkowe warunki.
Umowa o pracę też nie jest wymagana, ale bywa przydatna przy zatrudnianiu na wyższe stanowiska lub przy niestandardowych warunkach.

Technicznie rzecz biorąc – tak, ale tylko częściowo i pod pewnymi warunkami.
Zgodnie z amerykańskim prawem pracy, podstawowe wynagrodzenie (obejmujące płacę minimalną, nadgodziny itp.) musi być wypłacane w „legalnym środku płatniczym” – czyli w dolarach amerykańskich. Wynika to z wymogów federalnych (Fair Labor Standards Act, FLSA) oraz przepisów stanowowych.
Kryptowaluty mogą być stosowane wyłącznie jako dodatkowe wynagrodzenie, na przykład:
– premia,
– bonus,
– opcja na akcje lub inne formy zmiennego wynagrodzenia (variable compensation).
Takie podejście stosują niektóre firmy technologiczne, zwłaszcza w sektorach Web3, fintech i startupach.
Na co należy zwrócić uwagę:
– Całkowita wartość wypłat w kryptowalutach musi być przeliczona na dolary amerykańskie w momencie wypłaty i uwzględniona w podstawie opodatkowania;
– Pracodawca ma obowiązek potrącić podatki (federalne, stanowe, FICA) od pełnej kwoty – nawet jeśli część wypłaty odbywa się w kryptowalucie;
– Tego typu wypłaty wymagają osobnej ewidencji i wiążą się z dodatkowymi obowiązkami przy składaniu formularzy W-2, ponieważ IRS wymaga wykazania wartości kryptowaluty w momencie naliczenia
W niektórych stanach (np. Kalifornia, Nowy Jork) obowiązują szczególnie rygorystyczne przepisy – dlatego należy zachować ostrożność przy tego typu wypłatach.

Umów się na bezpłatną konsultację

Oferujemy bezpłatne spotkanie zapoznawcze (15–30 minut), podczas którego omówimy Twoje potrzeby, odpowiemy na pytania i zaproponujemy możliwe kierunki współpracy.


Bez zobowiązań — po prostu porozmawiajmy i poszukajmy wspólnie rozwiązań