Section 174 w praktyce: jak uniknąć błędów przy współpracy z zagranicznymi kontrahentami

Poprawki do Section 174 obowiązują już od kilku lat, jednak wiele firm wciąż nie w pełni rozumie, jak prawidłowo rozliczać wydatki na prace badawczo-rozwojowe (R&D) realizowane poza granicami USA. Te zmiany okazały się dużym wyzwaniem dla biznesów międzynarodowych. Wcześniej tego rodzaju koszty można było odliczać natychmiast, co upraszczało rozliczenia podatkowe i zmniejszało podstawę opodatkowania. Teraz jednak muszą być one kapitalizowane i amortyzowane przez 15 lat.

W praktyce prowadzi to jednak do dodatkowych komplikacji w sprawozdawczości. Firmy muszą składać dodatkowe formularze, takie jak Formularz 3115 w celu odzwierciedlenia zmiany metody rozliczania kosztów R&D oraz Formularz 4562 dotyczący amortyzacji kosztów kapitalizowanych.

Nieprawidłowe przypisanie tych kosztów może nie tylko zniekształcić wyniki finansowe, ale także spowodować ryzyko podatkowe oraz kontrole ze strony IRS. Na przykład, jeśli kapitalizowane koszty zostaną błędnie odpisane jednorazowo, sztucznie zwiększy to wydatki i zmniejszy zysk, co może być postrzegane przez organy podatkowe jako próba ukrycia dochodów. Z drugiej strony, błędna klasyfikacja kosztów, które można było odliczyć natychmiast, doprowadzi do zawyżenia aktywów, a w konsekwencji do zwiększenia należnych podatków. Dlatego dokładna analiza każdej kategorii kosztów jest kluczowa dla zapewnienia zgodności z przepisami podatkowymi oraz dokładności sprawozdawczości finansowej.

Nasza firma wielokrotnie pomagała klientom w rozwiązaniu tego typu problemów i wprowadzeniu odpowiednich praktyk księgowych. Jednym z takich przypadków była współpraca z amerykańską firmą, która zatrudniała polskich programistów. Aby rozwiązać problem, przeanalizowaliśmy dokumentację, uporządkowaliśmy dane i zapewniliśmy poprawność raportów w wymaganym terminie.

Opis przypadku

Amerykańska firma zarejestrowana w stanie Delaware zmierzyła się z typowym problemem dla międzynarodowych firm IT — rozliczeniem podatkowym własności intelektualnej stworzonej przez zagranicznych kontrahentów.

Polski zespół, składający się z 50 jednoosobowych działalności gospodarczych, świadczył usługi przez lata 2022 i 2023, regularnie wystawiając faktury dla amerykańskiej firmy. Zmiany w amerykańskim prawie podatkowym (Section 174) wymusiły jednak zmianę podejścia do rozliczania tych kosztów.

Zgodnie z poprawką wydatki na prace badawczo-rozwojowe poniesione poza granicami USA muszą teraz być kapitalizowane i amortyzowane przez 15 lat. Dla klienta była to nieoczekiwana zmiana, ponieważ wcześniej koszty te można było odliczać natychmiastowo.

Zadanie

Naszym celem było:

• Analiza kosztów polskich kontrahentów za rok 2023.
• Podział kosztów na dwie kategorie: te, które mogą być natychmiast odliczone, oraz te, które wymagają kapitalizacji.
• Zapewnienie zgodności z amerykańskimi przepisami podatkowymi oraz uwzględnienie zasad opodatkowania obowiązujących w Polsce.

Projekt wymagał szczegółowej analizy dokumentacji, w tym umów, faktur i protokołów odbioru prac. W wielu przypadkach faktury zawierały ogólne opisy, takie jak „usługi programistyczne,” które nie wskazywały na specyfikę wykonanych zadań. Przeprowadziliśmy dodatkowe konsultacje z kontrahentami, aby doprecyzować szczegóły i podjąć odpowiednie decyzje.

Rozwiązanie i rezultat

Pomimo krótkiego terminu (zaledwie dwa tygodnie przed ostatecznym terminem składania deklaracji — 15 października 2023 r.), nasz zespół sprawnie przydzielił zasoby i zakończył projekt na czas. W rezultacie:

• Koszty klienta zostały prawidłowo podzielone na odliczane i kapitalizowane, co zapewniło zgodność z obowiązkami podatkowymi.
• Udało nam się znacząco zmniejszyć koszty podlegające kapitalizacji, co istotnie obniżyło obciążenie podatkowe klienta. Aby zachować poufność danych, posłużmy się uproszczonym przykładem, który pokaże, jak to mogło wyglądać w liczbach.

Załóżmy, że całkowite koszty związane z rozwojem wynoszą 1 milion dolarów. Gdyby cała ta kwota została kapitalizowana, nie mogłaby zostać uwzględniona w kalkulacji podatku dochodowego, co oznaczałoby dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości 210 tysięcy dolarów. Dzięki dokładnej analizie udało nam się ustalić, że jedynie 300 tysięcy dolarów podlega kapitalizacji, podczas gdy pozostałe 700 tysięcy dolarów mogło zostać zaksięgowane jako koszty bieżące. Taka optymalizacja pozwoliła na zmniejszenie podstawy opodatkowania i w rezultacie obniżyła podatek dochodowy o 147 tysięcy dolarów.

• Dokumentacja finansowa została przygotowana zgodnie z wymogami obu stron, co pozwoliło uniknąć ryzyk podatkowych i kar.

Wnioski i rekomendacje

Ten przypadek podkreśla znaczenie terminowego i szczegółowego rozliczania kosztów na rynkach międzynarodowych. Poprawki do Section 174 stanowią poważne wyzwanie dla firm, które nie dostosowały się do nowych przepisów. Ważne jest uwzględnienie zarówno przepisów kraju klienta, jak i specyfiki opodatkowania kontrahentów, aby uniknąć rozbieżności i strat finansowych.

Zespół SMAR posiada szerokie doświadczenie w rozwiązywaniu tego typu problemów. Wiemy, jak skutecznie zarządzać ryzykiem podatkowym, optymalizować księgowość i opracowywać strategie finansowe dostosowane do międzynarodowych realiów. Jeśli potrzebujesz wsparcia w zakresie rozliczeń podatkowych lub zarządzania finansami, nasz zespół jest gotowy znaleźć dla Ciebie najlepsze rozwiązanie.